Erste Unklarheiten direkt klären ...

  1. Bevor Sie Ihr Angebot erstellen, lesen Sie die Vergabeunterlagen sorgfältig und vollständig durch. Markieren Sie sich alle Anforderungen, die an die Bieter gestellt sind
  2. Wenn Sie ein Angebot abgeben wollen, gelten unsere „allgemeinen Geschäftsbedingungen". Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen (zum beispiel auf der Rückseite Ihres Kopfbogens oder als Hinweis im Begleitschreiben) führen zwingend zum Ausschluss des Angebots, da es sich um eine Änderung der Verdingungsunterlagen handelt
    Lösung: Verwenden Sie bitte neutrales Geschäftspapier oder vermerken Sie auf Ihrem Schreiben, dass Sie unsere Bedingungen anerkennen
  3. Bestehen Probleme, Zweifel oder Fragen zu den Vergabeunterlagen, setzen Sie sich bitte umgehend schriftlich mit uns in Verbindung. Wir sind zur unverzüglichen Auskunftserteilung verpflichtet und müssen gegebenenfalls wenn erforderlich, Kenntnisse, die sich aus der Anfrage ableiten, an alle anderen Bieter weiterreichen
  4. Füllen Sie das Leistungsverzeichnis mit Kugelschreiber oder Faserstift aus. Nicht mit Bleistift! Achten Sie in diesem Zusammenhang auf die Lesbarkeit Ihrer Eintragungen
  5. Sofern zusätzliche Nachweise, Prospektmaterial oder Muster gefordert werden, achten Sie bitte darauf, ob diese mit dem Angebot oder auf Verlangen eingereicht werden müssen. Muster und Proben müssen als zum Angebot zugehörig gekennzeichnet werden. Werden die Muster oder Proben nach erfolgloser Beteiligung zurückgewünscht, sollte diesem Wunsch bereits bei Abgabe des Angebotes Ausdruck verliehen werden
  6. Die Erklärung zur Tariftreue bzw. zum Mindestlohn nach dem Niedersächsischen Tariftreue- und Vergabegesetz (NTVergG) ist in jedem Fall mit Ihrem Angebot zurückzuschicken, auch wenn auf dem Vordruck keine gesonderte Unterschrift vorgesehen ist. Die Erklärung ist Vertragsbestandteil. Wird sie nicht mit dem Angebot bzw. auch nach Anforderung nicht vorgelegt, ist das Angebot auszuschließen
  7. Wenn Sie Änderungen an Ihren Einträgen vornehmen, zeichnen Sie diese bitte ab. Es können nur Änderungen akzeptiert werden, die zweifelsfrei sind
  8. Änderungen an den Verdingungsunterlagen sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss Ihres Angebotes! Gegebenenfalls notwendig erscheinende technische Änderungen können, falls zugelassen, in Form eines Nebenangebotes gemacht werden. Nebenangebote oder Änderungsvorschläge sind dabei auf einer gesonderten Anlage zu unterbreiten, sind als solche ausdrücklich zu kennzeichnen und müssen unterschrieben sein. Denken Sie daran, in den in der Regel durch den Auftraggeber beigefügten Vordrucken zur Angebotsabgabe die entsprechenden Passagen zu Nebenangeboten auszufüllen
  9. Unabhängig von eigenen Verpackungseinheiten unbedingt den Einheitspreis einer Position angeben und den Gesamtpreis für die abgefragte Menge berechnen. Ist dies nicht möglich, benennen Sie bitte die Verpackungseinheiten auf einem separaten Schreiben
  10. Prüfen Sie vor Abgabe Ihres Angebotes die sachliche und rechnerische Richtigkeit.
  11. Nutzen Sie den Ihnen eventuell mit den Angebotsunterlagen übersandten Briefumschlag beziehungsweise verwenden Sie in jedem Fall den beigefügten Kennzettel. Nur so bleibt Ihr Angebot verschlossen und kann auch als solches erkannt werden
  12. Denken Sie daran, Ihr Angebot zu unterschreiben und mit einem Datum zu versehen.
  13. Der Submissionstermin bzw. Eröffnungstermin (Tag und Uhrzeit) ist unbedingt einzuhalten! Verspätet eingegangene Angebote können nicht gewertet werden
  14. Schriftliche Angebote müssen am Tag der Submission der Stadt Hameln, Rathausplatz 1, 31785 Hameln zugegangen sein bzw. sind bis zum Eröffnungstermin bei der Zentralen Vergabestelle in der Abteilung Bauverwaltung und Grundstücksverkehr, 6. Etage Hochhaus, Zimmer 66 persönlich abzugeben

Weitere Hinweise in Kürze:

Europaweite, Öffentliche und Beschränkte Vergabeverfahren sind formal festgeschrieben. Schon bei der Angebotsbearbeitung und vor Abgabe des Angebots sollte Folgendes beachtet werden:

  1. Angebotsvordrucke verwenden
  2. Die Angebotsfrist unbedingt einhalten
  3. Ist eine Ortsbesichtigung erforderlich?
  4. Das Angebot muss alle geforderten Angaben und Preise enthalten
  5. Einträge auf den einzusendenden Vordrucken müssen eindeutig sein
  6. Auf keinen Fall die Verdingungsunterlagen verändern oder ergänzen
  7. Die Angebote müssen unterschrieben sein
  8. Nebenangebote müssen gesondert als Anlage zu den Vergabeunterlagen gemacht werden und sind gesondert zu unterschreiben
  9. Die geforderten Nachweise sind grundsätzlich mit dem Angebot abzugeben
  10. Sollten für den Gegenstand des Angebots Schutzrechte bestehen, sollte dies unbedingt im Angebot zum Ausdruck gebracht werden
  11. Das Angebot muss in einem verschlossenen und gesondert gekennzeichneten (Angebot für...; nicht öffnen vor dem...) Umschlag eingereicht werden. Bei postalischer Übersendung empfiehlt sich u.U. ein zweifacher Umschlag
  12. Auf keinen Fall das Angebot per Telefax oder per E-Mail übersenden

Schwere Formfehler können nachträglich nicht geheilt werden, weil transparente Vergabeverfahren und Korruptionsprävention zu nachträglichen Korrekturen im Widerspruch stehen.