Hinweise zur Eröffnung des Zugangs elektronischer Kommunikation

Die Stadt Hameln stellt Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung zur Verfügung. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) in Verbindung mit § 1 des Niedersächsischen Verwaltungsverfahrensgesetz (Nds. VwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Die Stadt Hameln bietet Ihnen diesen Zugang für die elektronische Kommunikation unter Berücksichtigung der folgenden technischen Rahmenbedingungen an:

E-Mail:

Für die allgemeine elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung per E-Mail steht Ihnen die E-Mail-Adresse rathaus@hameln.de zur Verfügung. Des Weiteren sind in unserem Internetangebot weitere E-Mail-Adressen einzelner Dienststellen oder Personen zu finden, an die Sie ebenfalls E-Mails senden können.

EGVP und DeMail:

Außerdem können die Kanäle EGVP mit der Bezeichnung „Große selbstständige Stadt Hameln Kommunalverwaltungen ZB NI“ (Client erhältlich unter www.egvp.de) und DeMail rathaus@hameln.de-mail.de für die rechtlich verbindliche elektronische Kommunikation verwendet werden. Hierbei erfolgt der Empfang und der Versand vertraulicher Daten über einen rechtssicheren Kanal.

Anders sieht es bei der klassischen E-Mail-Kommunikation aus: Der dort verwendete Kanal ist nicht rechtssicher.

Dateiformate:

Möchten Sie Nachrichten mit bestimmten Dateianhängen an die Stadtverwaltung der Stadt Hameln senden, beachten Sie bitte, dass die Stadt Hameln nicht alle auf dem Markt verfügbaren Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Sofern sie keine Makros beinhalten, können standardmäßig folgende Dateiformate verarbeitet werden:

  • Portable Document Format (.pdf)
  • Microsoft Word bis Version 2013 (.doc und .docx)
  • Microsoft Exel bis Version 2013 (.xls und .xlsx)
  • Microsoft PowerPoint bis Version 2013 (.ppt und .pptx)
  • Rich Text Format (.rtf)
  • nur Text Formate (.txt)

Verwenden Sie in der Übersicht nicht aufgelistete Formate, so kann Ihre E-Mail hinsichtlich des Anhangs nicht bearbeitet werden. Darüber hinaus ist zu beachten, dass diese Liste regelmäßig aktualisiert wird.

Die Größe der zulässigen E-Mails ist ebenfalls beschränkt und beläuft sich auf 20 MB. Mails, die diese Größe überschreiten, können nicht angenommen werden.

Mails, deren Dateianhänge Makros oder sonstige ausführbare Dateien (exe, bat, com, usw.) enthalten, werden aus sicherheitstechnischen Gründen erst nach Rücksprache mit der EDV-Abteilung bearbeitet. Dadurch kommt es dementsprechend zu einer gewissen Zeitverzögerung.

Verschlüsselung:

Die Stadt Hameln kann aus technischen und organisatorischen Gründen aktuell noch keine verschlüsselten E-Mails mit der Ausnahme von EGVP und DeMail entschlüsseln. Falls Sie vertrauliche Informationen senden wollen, bitten wir Sie, hierzu die Briefpost zu verwenden.

Signatur:

Derzeit ist es ebenfalls noch nicht möglich, elektronische Signaturen auf ihre Echtheit und Gültigkeit zu überprüfen. Daraus resultiert, dass Sie Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen (außer EGVP und DeMail), nicht in elektronischer Form übersenden können. Auch in diesen Fällen bitten wir Sie deshalb, auf die Alternative der Briefpost zurückzugreifen.

Diese Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Hameln und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie z. B. anderen Behörden.